Embora a impressão de documentos seja algo completamente comum nas empresas, muitos gestores não medem como seus funcionários utilizam as impressoras. É comum vermos o uso irresponsável de suprimentos, que além de aumentar os gastos da empresa, ainda são prejudiciais ao meio ambiente. Por isso, é necessário fazer uma redução de custos de impressão, mas sem afectar o desempenho da empresa.
A redução de custos de impressão mais eficiente envolve é a terceirização completa do processo. Implantada da forma correcta, esta prática consegue reduzir os custos de impressão em até 50 %.
Podemos reduzir custos de impressão nas empresas com acções simples, porém, que fazem toda a diferença no final do mês.
Confira as dicas da FastPrint:
1. Utilize equipamentos adequados para a sua empresa
Há vários modelos de impressora no mercado voltadas para desempenhos diferentes. Para uma empresa que tem um volume muito alto de impressões, ter uma impressora de baixa capacidade não é bom. Pois a máquina não vai suprir as necessidades e também porque a sobrecarga pode prejudicar o equipamento, sendo necessárias várias manutenções, o que gera um custo constante.
Já para as empresas que têm um volume de impressão menor, buscar uma impressora de porte médio é o ideal, pois uma impressora de alto desempenho pode vir a ser um investimento exagerado.
2. Invista em aluguer de impressoras profissionais
O renting de impressoras é indicado principalmente às empresas que costumam ter um grande volume de impressões mensais. Trocas de máquinas obsoletas por modelos mais novos, manutenção e oferta de suprimentos com preços melhores do que se comprados de forma avulsa são algumas vantagens de alugar impressoras para sua empresa.
Além disso, permite a padronização da comunicação visual, pois todos serão impressos com a mesma qualidade.
3. Faça gestão documental e utilize software de gestão inteligente
Utilizar um software de gestão inteligente de documentos permite optimizar a sua gestão de trabalhos de impressão, beneficiar de gestão documental inteligente, imprimir a partir da sua própria cloud ou personalizar o seu painel ineo às suas necessidades individuais.
4. Controle e monitore
Tenha acesso aos dados, de forma personalizada, de forma a ajudar as pequenas empresas a tomar medidas, como reconfigurar o posicionamento da impressora no escritório, analisar, junto dos colaboradores, as formas de reduzir a impressão desnecessária, ou estabelecer regras de impressão nos computadores da empresa.
5. Estimule a consciência sustentável na empresa
Algumas boas práticas podem ajudar na redução de custos de impressão da sua empresa. Conscientizar os colaboradores é um primeiro passo.
Veja algumas acções que podem ajudar a sua empresa e ao meio ambiente: revisar o conteúdo antes de imprimir, evitando desperdício; em textos, imprimir frente e verso da folha; reutilizar papel impresso para rascunho; evitar imprimir algo que possa ser compartilhado e visualizado pelo computador; em textos, utilizar o modo económico de impressão, já que para nesses conteúdos a alteração de cores não faz diferença; direccionar volume de papel do lixo para a reciclagem; certificar-se se impressão é realmente necessária de forma rigorosa.
A FastPrint é uma concessionária certificada Develop Silver Partner com sede em Lisboa, especializada em Soluções Globais de Impressão, Gestão Documental e Consultoria. Queremos contribuir para o seu sucesso através da inovação e da optimização de processos, melhorando a produtividade e ajudando na redução de custos de impressão e libertando os seus recursos para as actividades core dos seus negócios.
Além do aluguer de impressoras profissionais também vendemos impressora multifuncional, damos suporte – assistência técnica a impressoras e fazemos gestão documental e software de gestão inteligente.
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